POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Date d’entrée en vigueur : 2 mars 2023
Dernière mise à jour : 28 janvier 2026
Objet
La présente politique explique de manière claire et transparente la manière dont le CQM collecte, utilise, conserve, protège, partage et supprime les renseignements personnels dans le cadre de ses activités, en conformité avec la Loi 25 du Québec.
Elle s’applique à toute personne (membres, partenaires, utilisateurs, visiteurs) dont les renseignements personnels sont traités par le CQM.
Définitions
Aux fins de la présente politique :
- Renseignements personnels : toute information qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.
- Renseignements non personnels : données qui ne permettent pas l’identification d’une personne.
- Renseignements personnels sensibles : renseignements personnels d’une nature particulièrement privée (ex. : santé, biométrique).
- Traitement : toute opération effectuée sur des renseignements personnels (collecte, stockage, consultation, modification, suppression, etc.).
- Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) : personne désignée par le CQM pour assurer la conformité à la Loi 25 et répondre aux demandes des personnes concernées.
Responsabilité
La personne responsable des renseignements personnels au CQM est :
Ian Flores-Dozol
Coordonnateur au développement numérique
adnmusique@cqm.qc.ca
+1 (514) 524-1310, poste 7
Collecte des renseignements personnels
Le CQM recueille des renseignements personnels uniquement lorsque cela est nécessaire pour fournir ses services (adhésions, événements, Circulation de la musique, Formation continue, Prix Opus, etc.).
Types de renseignements recueillis
Les renseignements qui peuvent être collectés incluent, sans s’y limiter :
- Nom et prénom ;
- Adresse courriel et numéro de téléphone ;
- Adresse postale ;
- Informations professionnelles liées aux activités musicales et aux services du CQM.
Aucune collecte n’est faite à l’insu de la personne concernée et aucune information excessive n’est demandée.
Comment les renseignements sont collectés
- Formulaires en ligne (Espace CQM, inscriptions) ;
- Importation de fichiers (CSV) pour certaines offres ;
- Intégrations automatisées avec partenaires via API ;
- Consentement explicite de la personne concernée.
Les renseignements sont mis à jour régulièrement et validés annuellement pour garantir leur exactitude.
Utilisation des renseignements
Les renseignements personnels sont utilisés pour :
- Fournir et améliorer les services offerts par le CQM ;
- Gérer les adhésions, les communications et les événements ;
- Répondre aux demandes et assurer le support client ;
- Respecter les obligations légales.
Le CQM ne divulgue pas de renseignements personnels à des tiers, sauf avec consentement ou si la loi l’exige.
Protection et sécurité des données
Le CQM applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification :
- Stockage sur plateformes sécurisées (ex. : Airtable avec hébergement conforme aux normes SOC 2 Type II et ISO/IEC 27001) ;
- Accès restreint aux personnes autorisées ;
- Authentification à deux facteurs ;
- Sauvegardes régulières.
Conservation des renseignements
Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis ou selon les exigences légales. Une fois cette durée atteinte, ils sont supprimés de façon sécuritaire.
Partage des renseignements avec des tiers
Le CQM peut partager des renseignements personnels :
- Avec des partenaires ou prestataires de services, uniquement si cela est nécessaire à l’exécution d’un service (ex. : synchronisation de données avec partenaires) ;
- Lorsque la loi l’exige ou l’autorise ;
- Avec le consentement explicite de la personne concernée.
Tous les partenaires ayant accès aux renseignements personnels doivent signer des ententes de confidentialité.
Cookies et données de navigation
Comme pour toute utilisation de sites web, certaines données peuvent être collectées automatiquement (ex. : IP, type de navigateur, pages visitées). Les utilisateurs sont informés et peuvent gérer leurs préférences via l’outil de consentement aux cookies intégré au site.
Accès, rectification et suppression
Toute personne concernée peut :
- Demander l’accès à ses renseignements personnels détenus par le CQM ;
- Demander la correction de ceux qui sont inexacts ou incomplets ;
- Demander la suppression de ses renseignements personnels, sous réserve des obligations légales.
Les demandes doivent être envoyées par écrit à la personne responsable des renseignements personnels (RPRP). Elles seront traitées dans un délai maximal de 30 jours.
Incidents de confidentialité
En cas d’incident de sécurité présentant un risque élevé pour les droits des personnes (violation de données) :
- Le CQM notifiera les personnes concernées dans les meilleurs délais, conformément aux exigences légales ;
- Des mesures correctives seront mises en place pour éviter toute récurrence.
Modifications de la politique
Le CQM peut modifier la présente politique à tout moment. Les modifications seront publiées sur le site du CQM et entreront en vigueur immédiatement après publication.
Lois applicables
La présente politique est régie par les lois en vigueur au Québec, incluant la Loi 25.